リモートワークを含む働き方の多様化が進んだことにより、以前と比べて社内コミュニケーションの取り方が難しくなったと言われています。コミュニケーション不足は社内の連携を弱めるだけでなく、メンバーのモチベーションの低下や離職につながりかねません。また、業務効率や生産性にも影響を及ぼします。
企業運営を安定的に維持していくためにも、社内コミュニケーションは重要です。ここでは社内コミュニケーションの活性化に向け、課題の掘り起こしと施策実施に役立つ情報をまとめてみました。
社内コミュニケーションの基本
はじめに、社内コミュニケーションの基本的な考え方を解説します。
社内コミュニケーションとは
社内コミュニケーションとはその名のとおり、企業内で日常的に行われている会話や情報交換、情報共有を指します。インナーコミュニケーションやインターナルコミュニケーションと呼ばれることもあります。
仕事に関連する内容だけではなく、業務時間中や休憩時間に交わされる何気ない雑談も、重要なコミュニケーションのひとつです。また、社員同士のコミュニケーションだけでなく、社内に向けた広報活動や、管理側から発信されるメッセージなどもその一環とされます。
社内コミュニケーションが重要視される背景
これまで、オフィスでは、立ち話や会議の後の移動時間など、特に特定の目的を持たないコミュニケーションが無意識にされてきました。
このようなコミュニケーションは、社員間のつながりを私たちが思っていた以上に支えていたようです。
しかし、以下に挙げるようなビジネスそのものや社会環境の変化により、最近は自然発生的な社内コミュニケーションが期待しづらくなっています。
- 働き方の多様化により社員間に物理的な距離が生じている
定時出社・一斉終業はもはや当たり前ではありません。さらに、働き方改革によりテレワークも増加傾向。特に最近は、新型コロナウイルス対策で出社人数を計画的に減らしている企業も多く、企業と社員、社員と社員の間に時間差や物理的な距離が生じています。 - 意識の変化
コロナ禍にかかわらず、職場に対する意識の変化やプライベートを尊重する風潮は高まっており、勤務時間外の飲み会や集まりは減少しています。慣習に縛られず個人の自由度が高まる一方で、社員同士の他愛のない話を交わす機会は少なくなってきています。 - グローバル化・価値観の多様化
多彩なバックグラウンドを持つ社員が増えていますが、言語や文化の違いを前提にしたコミュニケーションがうまくとれていないケースもあります。また、転職への抵抗は薄れる傾向にあり、企業への帰属意識の醸成を意識的に行う必要が生じています。
このような変化に対しては、意識的に取り組まなければ対応が難しいようです。
以前と同じようにはいきません。社内コミュニケーションを今の状況に合わせて活性化するために、意識的、積極的な働きかけが求められているとも言えるのです。
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企業の社内コミュニケーションの現状と課題
多くの企業が社内コミュニケーションに課題を感じている
社内コミュニケーションに課題を感じている企業は7割を超える、という調査※があります。
世代間の価値観のズレから生じるコミュニケーション不足については以前から認識されていましたが、テレワークの増加に伴い、その状況がさらに加速したと感じる企業も多いようです。
社内コミュニケーションの課題は、上司と部下の関係だけではありません。「部門間」「部署内」といった、いわば身内の関係であるはずのメンバー同士でも、十分なコミュニケーションが取れていないというケースもあります。さらに経営層と社員との間で相互理解が不足すると、企業経営上深刻な亀裂を生み出す原因ともなり得ます。
社内コミュニケーション不足で生じる問題
社内コミュニケーションの不足で生じる、具体的な問題を見ていきましょう。
- ちょっとした会話からの発展性が期待できなくなる
会話による刺激が失われ、偶発的なアイデア創出の機会が得られない、発想やアイデアを見つけるきっかけが失われるということが考えられます。またアイデア創出まではいかなくとも、企業内での日々のちょっとした会話からの小さな気づきや学びが得にくくなるため、持続的な成長が阻害されるという課題もあります。 - 経営側の方針や意図が伝わりづらくなる
経営側の意図がうまく伝わらないと、社員側も経営陣の熱意が感じられず、たんなる「指示」と捉えられてしまう恐れがあります。その場合、経営の方向性に関する理解が不足し、共感が得られません。 - 若手の育成が困難になる
テレワークの増加と関連しますが、コミュニケーション不足から、ちょっとしたことを聞きづらい、改まって電話などで質問をすることに遠慮を感じるなどの事象は起きがちです。それにより、本来聞くべき質問を控えてしまう傾向が若手社員を中心に見られます。OJTのよさである、先輩や同僚の仕事を「見て学ぶ」機会も減少しているため、若手社員の学習機会の逸失が深刻な課題となっています。 - 他部門の仕事が見えづらくなる
全社的な仕事の意義が共有されず、業務が部分的にしか見えなくなります。全体で一つの目標に向かうという意識が欠如し、次第に日常的な情報交換が行われなくなると、他部門への理解が困難になります。
コミュニケーションの枯渇は、社内にぎくしゃくとした空気をもたらします。放置しているうちに、業務の円滑化が図れない状況へと陥る恐れがあります。
社内コミュニケーション活性化のポイントと施策例
取り組みやすい社内コミュニケーション活性化の施策を紹介します。
社内コミュニケーション活性化のポイント
社内コミュニケーションは、フォーマル・インフォーマルの両面から考えるとわかりやすいでしょう。フォーマルコミュニケーションとは、お互いの業務内容や部署の活動を知るための、仕事に関連する公式なコミュニケーションです。一方、インフォーマルコミュニケーションは、気軽な雑談など業務以外の会話を指します。
特に社員同士のすれ違いが増えている今は、さりげない会話が生まれるインフォーマルコミュニケーションの場の創出が重要です。
社内コミュニケーション活性化のための主な施策例
社内コミュニケーション活性化を実現するための、具体的な施策を紹介します。
ただ、注意しなければならないのは、好循環を生み出せている会社では、「相手を尊重する」ことや「話しやすい状態をお互いにつくる」などの価値観を文化として共有するような土台作りにもエネルギーを割いており、たんに施策を実施するだけでは期待する効果は生み出せないということです。
社内の情報発信（社内報やSNS等）
社内報はたんなる告知だけではなく、連帯感の醸成という役割を担っています。自社サイトやメール、SNSなどのオンライン、掲示板や紙の社内誌、小冊子などのオフラインといった多様な手法を利用し、部署や立場の垣根を超えた情報交流の場としてはどうでしょうか。オンライン社内報を外部や自宅からも見られるようにしたり、紙媒体にして家庭に送付したりするという方法も、話題の盛り上がりに貢献します。
ミーティングの有効活用
フォーマルなミーティングを有効活用する例も出てきています。
60分の時間をとっているミーティングであれば、50分で終われるようにアジェンダを組み立てて、残りの10分間は、リラックスしてミーティングの主旨から少し脱線した話をするなどの工夫をするなど、ありがちな「インフォーマルな取り組みをフォーマル化することでよさがなくなる」ということが起きないような工夫をした取り組みも考えられます。
社内イベントの実施
企業側からだけではなく、社員発案のイベントをさまざまな規模で実施支援していくのも、交流を深めるための有効策です。単発型だけでなく定期的な開催も含め、多様な形式で考えてもよいでしょう。
なお、イベントといっても難しく考える必要はありません。たとえば継続型のイベントとして、定期的なミーティングのアイスブレークとして、ゲーム感覚で楽しみながらコミュニケーションが取れる時間を設けるだけでも一定の効果が期待できます。
1on1ミーティングの実施
多くの企業で取り組みが行われていますが、定期的な個別ミーティングを実施し、コミュニケーションの時間を取ることの意味が再確認されました。信頼性の構築と社員の状況把握に活用します。業務管理はもちろんですが、個々の社員の状態を観察するとともに、社員自身の気づきを促す場とすることに焦点を絞ってコミュニケーションを取ります。仕事に関する話以外にも、悩みや相談ごとを聞き出せる雰囲気が大切です。
ツールの活用
SNS、グループウェア、Web会議システム、フリーチャット、電子掲示板など多様なツールを使いながら、常にコミュニケーション可能な環境を整備します。
リモートワークや在宅ワークに従事する社員とも社内と同等のコミュニケーションが取れるしくみづくりを行うことで、分断や孤立を回避します。
企業の成長に寄与する社内コミュニケーション
社内コミュニケーションは社員のエンゲージメントを高め、強い企業へと成長させていきます。社内コミュニケーションが活発な企業は、内部の空気が穏やかで明るく保たれる傾向があります。業務上の些細な点でも質問や話し合いが行われる余地があり、その積み重ねが大きな結果へとつながっていきます。
逆に社内コミュニケーションが滞っていると、思わぬつまずきの原因となり、事業戦略推進のほころびとなりかねません。
社内コミュニケーションに不安がある時には、早急に改善への施策を検討する必要があります。
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